اين روزها ارسال و دريافت ايميل‌هاي زياد كاري، سهم بزرگي در هماهنگي، يادآوري و انجام كار‌هاي روزمره در كسب و كار‌ها پيدا كرده است. نكته‌ي بد اينجاست كه تعداد اين ايميل‌ها در گذر زمان به جاي كم شدن، بيشتر و بيشتر مي‌شود و جواب دادن به همه آن‌ها كاري سخت. در ادامه راز‌هايي درباره ايميل‌ها به شما خواهيم گفت كه نوشتن و تاثيرگذاري آن‌ها را چند برابر مي‌كند.

جافري جيمز، نويسنده وب‌سايت Inc با تجربه زيادي كه در نوشتن ايميل‌هاي كسب و كار، فروش و مواردي مشابه دارد، چندين نكته، ترفند و ميان‌بر را براي نوشتن ايميل‌هاي عالي پيشنهاد مي‌كند:

1- گفتاري، اما زيبا بنويسيد

بسياري از ما زماني كه قصد نوشتن يك ايميل را داريم مكلف به رعايت تمام اصول و قواعد نامه نگاري مي‌شويم و كاملا آن را به صورت نوشتاري سخت و غيرقابل هضم درمي‌آوريم. كسب و كار‌هاي موفق اين پيچيدگي‌ها را كنار مي‌گذارند و به راحتي و حتي در ايميل به صورت گفتاري با يكديگر صحبت مي‌كنند.

2- اول پيش‌نويس كنيد و بعد دوباره بنويسيد

اول از همه تمام ايده‌هايي كه در ذهن داريد را بدون هيچ ترسي درباره‌ي ترتيب يا لحن سخن بنوسيد. بعد از ابتدا شروع كنيد و جملات و كلمه‌ها را تا حد ممكن كوتاه‌تر و ساده‌تر كنيد.

3- درخواست پاسخ به ايميل را واضح بگوييد

اگر جواب واضح به ايميل خود نياز داريد يا مي‌خواهيد تصميمي گرفته شود يا ارتباط با شخصي خاصي برقرار شود واضح و مشخص بگوييد.

4– تنها دوبار از «من» يا «ما» استفاده كنيد (حداكثر)

شايد دوري كردن از اين دو كلمه به صورت كلي كار بسيار سختي باشد، اما سعي كنيد در سه جمله از ايميل شما حداكثر يك يا دوباره «من» يا «ما» استفاده شود. استفاده زياد از حد از اين دو كلمه شما را خودمحور نشان مي‌دهد.

5- سري به سر خواننده بزنيد!

خود را به جاي شخصي كه قرار است ايميل شما را دريافت كند بگذاريد و چيز‌هايي كه نوشته‌ايد را بخوانيد. جملاتي كه نوشته‌ايد جالب هستند؟ اگر نه جملاتي را تصور كنيد كه براي دريافت كننده ايميل احتمالا جذاب خواهند بود. اكنون با توجه به اين موضوع جملات را تغيير دهيد يا دوباره بنوسيد.

6- جملات سنگين و پيچيده را به جملاتي ساده تبديل كنيد

هر جمله‌اي كه بيش از يك ايده، توصيه، پيشنهاد، نظر و مواردي از اين دست را در خود جاي داده، بشكنيد و دو جمله‌ي كوتاه‌تر براي راحتي بيشتر در خواندن بنويسيد.

7- از ساده‌ترين كلمات ممكن استفاده كنيد

اگر كلمه‌اي كوتاه‌تر وجود دارد كه مي‌تواند منظور شما را منتقل كند، از آن استفاده كنيد. مرحله‌ي بعد از اين احتمالا استفاده از كلمات بسيار ساده اما با معني گوياتر است.

8- هر چيز گيج كننده‌اي را دوباره بنويسيد

هر كلمه‌ي خارجي سخت در تلفظ يا غيرمتعارف را حذف كنيد و از كلماتي ساده، سرراست و با معني مستقيم استفاده كنيد تا خواننده راحت منظور شما را متوجه شود.

9- به ايميل‌هاي خود شكلي ساده و سرراست بدهيد

لازم نيست براي نوشتن ايميل خود از فرمت‌هاي خاصي استفاده كنيد كه صفحه را شلوغ كند يا تمركز خواننده را از بين ببرد. بسياري از افراد تنها متن ايميل‌ها را مي‌خوانند.

10- منظور خود را واضح و سريع بگوييد

اگر قصد داريد درباره چيزي توضيح دهيد، اين توضيح را حداكثر در ۲ يا ۳ جمله جاي دهيد و اگر به بيش از اين نياز بود، در قالب يك متن يا سند به ايميل پيوست كنيد.

11- از شكلك‌ها استفاده كنيد  

ايموجي‌ها به راحتي مي‌توانند حالت چهره‌ي شما را ترسيم كنند. زماني كه جملات از بيان حالت شما ناتوان مي‌مانند، ايموجي‌ها به راحتي اينكار را انجام مي‌دهند. ايموجي‌ها در ايميل‌هاي غيررسمي موجود در كسب و كار شما كاملا مناسب هستند.

12- اندازه‌ي فونت را تغيير دهيد و دوباره بخوانيد

با تغيير كلمات در صفحه، دوباره ايميل را بخوانيد تا متوجه تمام چيز‌هايي كه نوشته‌ايد شويد؛ نه اينكه تصوري از نوشته‌ي خود در ذهن داشته باشيد. در همين حين ممكن است اشتباهاتي را پيدا كنيد كه در صورت انجام ندادن اين تغيير كوچك، ممكن بود از آن‌ها غافل بمانيد.

13- بلند بخوانيد تا تاثير آن را متوجه شويد

خواندن بلند جملاتي كه نوشته‌ايد كمك مي‌كند كلمات نامتعارف در هر جمله را پيدا كنيد.